PrevX hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van zijn klanten, bezoekers en contacten. In deze Privacyverklaring leest u welke gegevens worden verzameld, waarom dat gebeurt en hoe die worden verwerkt — zowel via de website als via het platform PrevX (het klantenportaal en de bijhorende app voor medewerkers). PrevX respecteert altijd de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens?
PrevX – Peter Van Deyk
Polderstraat 109, app. 0203 | 8450 Bredene
www.prevx.be | +32 491 34 29 75
De rol van PrevX verschilt naargelang de gegevens:
- Als verwerkingsverantwoordelijke — voor de gegevens van websitebezoekers, contacten en klanten (contactname, offertes, facturatie, de klantrelatie zelf). PrevX bepaalt daar zelf het doel en de middelen.
- Als verwerker — voor de persoonsgegevens van de werknemers van onze klanten die via het platform PrevX worden verwerkt. Daar is de werkgever de verwerkingsverantwoordelijke: het is zijn welzijnsdossier, hij bepaalt het doel, en PrevX verwerkt die gegevens uitsluitend in zijn opdracht en volgens zijn instructies. Die verhouding wordt vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst tussen PrevX en de klant.
Welke gegevens verwerkt PrevX?
Als verwerkingsverantwoordelijke (bezoekers, contacten, klanten):
- Naam en voornaam
- Bedrijfsnaam en functie
- Adres-, telefoon- en e-mailgegevens
- Inhoud van berichten via het contactformulier of e-mail
- Facturatiegegevens (ondernemingsnummer, btw-nummer, Peppol ID)
- Documenten die u zelf bezorgt
Als verwerker, via het platform PrevX (in opdracht van de werkgever, over diens medewerkers):
- Identificatie- en functiegegevens van medewerkers (naam, functie, rol, een persoonlijke aanmeldcode)
- Gegevens over opleidingen, attesten en geldigheden
- Gegevens uit controles, pre-inspecties, meldingen, werkvergunningen en actiepunten
- Gegevens over arbeidsongevallen en eerste hulp, met inbegrip van de aard van het letsel
- Gezondheidsgerelateerde gegevens in het kader van het wettelijk gezondheidstoezicht (bv. de geldigheid van een medisch onderzoek of schifting). Dit zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 GDPR); ze worden verwerkt omdat dat noodzakelijk is voor de verplichtingen op het gebied van het arbeidsrecht en de preventieve geneeskunde (artikel 9.2.b en 9.2.h GDPR).
Twee kanalen zijn vertrouwelijk vanaf het ontwerp: de berichten aan de vertrouwenspersoon en de individuele antwoorden op de psychosociale bevraging. Die zijn technisch zo afgeschermd dat zelfs de beheerder van het dossier en PrevX ze niet individueel kunnen inzien — enkel de vertrouwenspersoon leest zijn berichten, en van de bevraging is alleen een geanonimiseerd groepsbeeld zichtbaar (vanaf een minimumaantal deelnemers).
Waarom worden deze gegevens verwerkt?
- Contactname naar aanleiding van een formulier of e-mail
- Voorbereiding en uitvoering van opdrachten (advies, risicoanalyses, vorming, …)
- Opmaak van offertes en overeenkomsten
- Het bijhouden en ondersteunen van het welzijnsdossier van de klant via het platform, in zijn opdracht
- Het helpen naleven van de welzijnsreglementering (welzijnswet en codex)
- Wettelijke verplichtingen zoals facturatie en boekhouding
PrevX gebruikt de gegevens nooit voor marketingdoeleinden zonder expliciete toestemming, en verkoopt of verhuurt ze nooit aan derden.
Juridische grondslagen
- Contractuele noodzaak: om een opdracht of de dienstverlening via het platform uit te voeren
- Wettelijke verplichting: de welzijnsreglementering, facturatie en boekhouding
- Gerechtvaardigd belang: communicatie en verbetering van de dienstverlening
- Toestemming: bij gebruik van het contactformulier
- Voor gezondheidsgerelateerde gegevens geldt de bijzondere grondslag van artikel 9.2.b en 9.2.h GDPR (arbeidsrecht en preventieve geneeskunde). Voor de gegevens die PrevX als verwerker behandelt, gebeurt de verwerking op instructie van de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke.
Hoe lang worden gegevens bewaard?
- Contactgegevens: max. 2 jaar na laatste contact
- Offertes en documenten: max. 5 jaar
- Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijk verplicht)
- Gegevens in het welzijnsdossier op het platform: zolang de klantrelatie loopt en zolang de welzijnsreglementering het vereist. Bij het einde van de samenwerking wordt het dossier aan de klant overgedragen en worden de gegevens bij PrevX verwijderd volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
U kan altijd vragen om uw gegevens eerder te laten verwijderen, tenzij de wet dat verhindert. Gaat het om gegevens in het welzijnsdossier, dan richt u die vraag aan uw werkgever als verwerkingsverantwoordelijke; PrevX ondersteunt hem daarbij.
Worden gegevens gedeeld met derden?
PrevX doet een beroep op een beperkt aantal betrouwbare dienstverleners (subverwerkers) om het platform en de werking mogelijk te maken. Zij verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van PrevX en nooit voor eigen doeleinden:
- Supabase — opslag van de databank en de bestanden van het platform, op servers in de Europese Unie (Ierland)
- Cloudflare — netwerkbeveiliging en levering van de website en het platform
- Microsoft 365 — e-mail en kantoortoepassingen
- De boekhouder en het facturatieplatform (voor administratieve en fiscale verplichtingen)
De gegevens worden binnen de Europese Unie bewaard. PrevX verkoopt of verhuurt persoonsgegevens nooit aan derden, en deelt ze verder enkel wanneer de wet dat verplicht.
Beveiliging van gegevens
PrevX neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik en diefstal. Onder meer: versleutelde verbindingen, toegang strikt op basis van rol, een scheiding waardoor elke klant enkel zijn eigen dossier ziet, afgeschermde vertrouwelijke kanalen die zelfs voor de beheerder niet leesbaar zijn, en beperkte, beveiligde toegang tot de systemen.
Uw rechten volgens de GDPR
U hebt altijd recht op:
- Inzage in uw gegevens
- Aanpassing van foutieve gegevens
- Verwijdering van gegevens ('recht om vergeten te worden')
- Beperking van verwerking
- Overdracht van gegevens
- Bezwaar tegen verwerking
U kan deze rechten uitoefenen via het contactformulier op prevx.be/contact. PrevX reageert binnen 30 dagen. Gaat het om gegevens die via het platform over u als werknemer worden verwerkt, dan is uw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en richt u zich in de eerste plaats tot hem; PrevX verleent hem als verwerker de nodige medewerking.
Vragen of klachten?
Voor vragen over deze privacyverklaring of uw persoonsgegevens kan u terecht via het contactformulier op prevx.be/contact.
Bent u niet tevreden met de afhandeling? Dan kan u terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wijzigingen aan deze verklaring
PrevX behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen wanneer nodig. Op de website verschijnt altijd de meest recente versie.
Versie V2.0 · laatst bijgewerkt op 31 augustus 2026